Formación en IA para empresas: de catálogo o a medida

Una formación en IA que sale bien se nota el lunes siguiente. No en la encuesta mensual.

Es la única vara de medir que sirve, y casi ninguna la pasa. El equipo sale contento, con la carpeta de ejemplos y tres cuentas nuevas creadas. Dos semanas después trabaja exactamente igual que antes.

La diferencia entre esas dos cosas no está en el temario ni en lo bueno que sea el formador. Está en una decisión que se toma antes de contratar: si el curso ya existía antes de conocer a tu equipo, o si sale de lo que tu equipo hace cada semana.

Qué es una formación en IA para empresas a medida

Una formación en IA para empresas es a medida cuando el temario se construye a partir de las tareas reales del equipo, levantadas antes de la primera sesión, y cada bloque termina con una de esas tareas resuelta de otra manera. Es de catálogo cuando el temario ya existía antes de conocer a la empresa: mismo guion, mismos ejemplos y mismos ejercicios para todo el que contrate ese curso.

En el sector de la formación a la primera se la llama también in company. El nombre da igual. Lo que cambia es de dónde salen los ejercicios.

Las dos pueden estar bien dadas. Las dos pueden tener buen formador y buena sala. Lo que no se parece es lo que queda en la empresa cuando el formador se va.

Formación de catálogo y formación a medida: la diferencia en la práctica

La columna de la derecha no es más cara por hora. Es más incómoda: obliga a que alguien de dentro ponga encima de la mesa cómo se hacen las cosas de verdad, con sus atajos y sus excepciones. Ahí está todo el trabajo, y por eso casi nadie lo vende así.

Seis meses después: las dos películas

El día de la formación las dos se parecen mucho. Gente atenta, ejemplos que impresionan, buena sensación al salir. Nadie distingue nada.

La diferencia se ve medio año más tarde, cuando alguien de dirección pregunta qué ha cambiado desde aquello. Ahí las dos respuestas no se parecen en nada.

Si fue de catálogo

Nadie sabe contestar con un ejemplo concreto. Dos o tres personas siguen usando algo por su cuenta, cada una a su manera, sin que el resto lo sepa. Las licencias que se compraron para toda la plantilla están abiertas por la mitad. No hay un solo procedimiento escrito, así que lo que aprendió el que se fue en marzo se fue con él. La factura está pagada y no hay una sola tarea que se haga distinto.

Y hay un daño peor que el dinero: la conclusión que se saca. Lo probamos y la IA no era para nosotros. Eso cierra la puerta durante otro año. La puerta no estaba cerrada; es que se llamó a la equivocada.

Si fue a medida

La respuesta es aburrida, que es justo la señal. Hay tres o cuatro tareas que se hacen de otra forma y ya nadie las llama «usar IA»: se llaman trabajar.

Existen procedimientos escritos, de media página cada uno, que dicen qué se le pide al sistema y qué hay que revisar siempre. La persona que entró en mayo los leyó y se puso al día sin que nadie tuviera que formarla otra vez. Y el tiempo de esas tareas se puede comparar con el de antes, porque antes se midió.

Además aparece algo que no estaba en el plan: una lista de tareas que no eran un problema de conocimiento, sino de proceso. Esas no se resuelven formando a más gente. Ahí es donde continúa el trabajo, y suele ser donde está el dinero de verdad.

Los seis meses no son la duración de nada. Son el momento en que se ve qué compraste.

Cómo se estructura una formación a medida

Por fases, no por semanas. El calendario lo pone el equipo: un despacho de doce personas y una empresa con tres delegaciones no llevan el mismo ritmo, y venderles el mismo paquete cerrado a los dos es volver al catálogo por otra puerta.

Lo que no cambia es el orden.

1. Primero se levanta el trabajo real. No se enseña nada. Una conversación corta con cada persona clave: qué haces cada semana, cuánto te lleva, qué parte detestas. De ahí sale una lista de tareas ordenada por tiempo consumido. Ese es el temario, y no lo ha escrito el formador.

2. La sesión se da sobre esas tareas. Nada de ejemplos genéricos. Se abre el correo real, el informe real, el pliego real. El equipo no aprende a usar una herramienta: aprende a hacer su trabajo con la herramienta delante. Es el mismo rato de aula que en un curso de catálogo, gastado en otra cosa.

3. El equipo aplica solo, con alguien a quien preguntar. Es la fase que lo decide todo y la que casi ningún programa incluye. Cada uno trabaja normal, con un canal abierto para dudas. Aquí sale lo que en el aula no sale: el caso raro, el formato que no entra, la pregunta que nadie hace delante de su jefe.

4. Se corrige y se deja escrito. Segunda sesión: qué funcionó, qué no y por qué. Y se escribe. Tres o cuatro procedimientos de media página, con la tarea, lo que se le pide al sistema y lo que hay que revisar siempre. Ese documento es el entregable real del programa. Sin él, medio año después no queda nada.

Las horas de aula son pocas, y no es un descuido: es el diseño. Un equipo no cambia su forma de trabajar por pasar más rato sentado escuchando.

No todo el mundo necesita lo mismo

Formar a toda la plantilla en el mismo contenido es la forma más rápida de que no lo use nadie. Hay tres públicos y tres programas distintos:

• Dirección necesita saber decidir: qué se puede delegar en un sistema, qué no se debe delegar nunca y qué preguntar a un proveedor antes de firmar. No hace falta que toquen nada.
• Mandos intermedios necesitan ver dónde encaja la IA en el proceso que ya gestionan, y sobre todo dónde no encaja. Son quienes van a sostener el cambio o enterrarlo.
• Quien ejecuta necesita tres tareas concretas de su día resueltas de otra manera. Ni una más. Con tres basta para que el resto lo busque solo.

Cuando la dirección delega la IA «en los jóvenes del equipo», el programa muere por su cuenta. No por falta de talento abajo, sino por falta de decisión arriba sobre qué se cambia.

Lo que se aprende formando a quien no puede permitirse un error

Hemos dado formación en IA al Comité Europeo de las Regiones, a la Cámara de Comercio de España en Bélgica y Luxemburgo y a la Delegación de la Unión Europea en Venezuela, además de a empresas privadas. Son públicos muy distintos con algo en común: un error suyo no se arregla con un correo de disculpa.

Tres cosas que enseñan esas salas y que valen igual para una pyme de quince personas.

Lo primero que hay que explicar son los límites, no las posibilidades. Donde hay algo real en juego, la primera pregunta nunca es qué puede hacer la IA. Es qué información no puede salir de aquí y quién responde si el sistema se equivoca. Empezar por ahí no frena la adopción: la acelera, porque quita de en medio el miedo que la estaba bloqueando.

El nivel de partida siempre es más desigual de lo que dice quien contrata. En la misma sala hay alguien que lleva dos años usando esto a diario y alguien que no ha abierto un chat en su vida. Un temario único deja fuera a los dos: al primero por aburrimiento, al segundo por vergüenza. Un temario de catálogo no tiene forma de saberlo, porque se escribió antes de conocer la sala.

Una demostración vale más que una hora de argumentos, y una demostración con los datos del cliente vale más que diez. Es la parte más incómoda de preparar y la única que la gente recuerda tres meses después.

Hay una cuarta que salió del sector privado. En Grupo Platea la relación empezó por formaciones y acabó con cuatro procesos automatizados. No porque se vendiera nada en el aula, sino porque al levantar las tareas del equipo aparecieron algunas que no eran un problema de conocimiento: eran un problema de proceso.

Cuando la formación no es la respuesta

Hay tres casos en los que formar es tirar el dinero. Decirlo a tiempo sale más barato que cobrarlo.

Cuando la tarea ocurre doscientas veces al mes. Eso no se forma, se automatiza. Enseñar a una persona a hacer más rápido algo que debería estar haciendo un sistema es pagar dos veces por el mismo problema.

Cuando el proceso está roto. Poner IA encima de un proceso que ya no funciona multiplica el desorden, y más rápido. Antes hay que mirar qué procesos automatizar y cuáles no están listos.

Cuando nadie va a cambiar nada después. Si no hay una persona con autoridad para decir «a partir del lunes esto se hace así», el programa es una actividad de equipo, no una inversión.

Si al levantar las tareas del equipo aparecen casos de los dos primeros, eso no es un fracaso del programa: es haber encontrado dónde está el dinero. Es exactamente lo que miramos cuando alguien nos describe un proceso en el diagnóstico gratuito, a ver si hay caso y de qué tipo es.

Qué medir para saber si ha servido

Cuatro indicadores. Se comprueban al mes de terminar, y se vuelven a comprobar medio año después, que es cuando dicen la verdad.

• El tiempo de una tarea concreta, antes y después. Elige dos y mídelas de verdad. Sin cifra de partida no hay forma de defender la inversión delante de nadie.
• Cuántos procedimientos escritos existen que antes no existían. Es el activo que se queda en la empresa el día que la persona formada se va.
• Cuánta gente usa las herramientas sin que nadie se lo recuerde. El uso que necesita recordatorio no es adopción.
• Cuántas tareas han cambiado de dueño, de una persona a un sistema. Es el indicador que conecta la formación con todo lo demás.

El que no sirve: la encuesta de satisfacción del último día. Mide si el formador cayó bien.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre una formación en IA de catálogo y una a medida?

El temario. En una de catálogo existe antes de conocer a tu equipo: mismo guion y mismos ejercicios para todo el que contrate ese curso. En una a medida, lo que en el sector se llama también in company, el temario sale de las tareas que tu equipo hace cada semana, levantadas antes de la primera sesión. La consecuencia práctica se ve en lo que queda escrito al final: diapositivas en un caso, procedimientos de tus propias tareas en el otro.

¿Cuánto tiempo tiene que estar mi equipo fuera de producción?

Menos del que teme cualquiera que haya sufrido un curso de veinte horas. Las horas de aula útiles son pocas y se reparten en dos sesiones. La parte que de verdad cambia las cosas ocurre mientras el equipo trabaja normal, aplicando lo suyo con alguien a quien preguntar. Un programa que necesita sacar a tu gente de producción durante días seguidos suele ser un temario de catálogo buscando dónde caber.

¿Cuánto cuesta un curso de IA para empresas?

Depende de cuánta gente sea, de cuántos tipos de trabajo distintos haya dentro y de si hay que levantar las tareas desde cero. Lo que sí conviene saber: quien te da un precio cerrado sin haber visto una sola tarea de tu equipo te está vendiendo un catálogo, y es barato por ese motivo. Pide que el presupuesto diga qué se lleva tu equipo por escrito el último día, y compara eso.

¿Cuánta gente debería asistir?

Grupos de seis a doce personas, agrupadas por tipo de trabajo y no por departamento. Dos personas que hacen tareas parecidas en áreas distintas aprovechan más juntas que un departamento entero con cinco roles diferentes dentro.

¿Sirve de algo formar solo a dirección?

Sirve para decidir mejor, y no cambia ninguna tarea. Es un buen primer paso cuando la empresa todavía no sabe qué quiere hacer. Si se queda ahí, el efecto se agota en la reunión siguiente.

¿Cómo sé, antes de contratar, si un programa se va a aplicar?

Pregunta una sola cosa: qué se lleva mi equipo por escrito el último día. Si la respuesta son diapositivas y la grabación, es una charla. Si la respuesta son procedimientos de sus propias tareas, es formación a medida. Y si te enseñan el temario cerrado antes de haber hablado con tu equipo, ya sabes cuál de las dos te están vendiendo.

Qué preguntar antes de firmar

La teoría de la IA se ha vuelto barata. Está en cualquier vídeo, gratis y bien explicada. Nadie debería pagar por ella.

Lo que sigue costando trabajo es traducirla a las tareas concretas de un equipo concreto y dejarlo escrito, para que sobreviva al entusiasmo del primer mes. Eso no cabe en un catálogo, porque un catálogo no sabe cómo trabaja tu gente.

Si estás mirando formación en IA para tu empresa, o no tienes claro si lo que necesitas es formación o es otra cosa, cuéntanos qué hace tu equipo cada semana. Te diremos qué parte se resuelve en un aula y qué parte no.